Xây Dựng Ý Tưởng Và Chủ Đề Sự Kiện
Với mỗi sự kiện khác nhau như tổ chức sự kiện tiệc cuối năm; tổ chức lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới; tổ chức sự kiện khai trương,… đều có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu, không gian tổ chức khác nhau. Vì thế mỗi một sự kiện tổ chức cần có những ý tưởng riêng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra cũng như tiêu chí sự kiện mong muốn hướng tới.
Thời Gian/Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Thời gian tổ chức sự kiện nên được chọn tương thích với mục đích tổ chức sự kiện. Ví dụ, đối với sự kiện khai trương, bạn nên tổ chức vào buổi sáng, thời điểm mọi người di chuyển nhiều trên đường, để sự kiện khai trương thu hút sự chú ý. Nhưng nếu bạn tổ chức một sự kiện tiệc tất niên cuối năm thì nên chọn thời gian vào buổi tối hoặc ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện có nhiều thời gian tham dự sự kiện được thoải mái.
Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Chi Tiết
Đây là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Xây dựng chi tiết kịch bản sự kiện là bước tạo event trên giấy tờ. Trong bước này, người xây dựng kịch bản sẽ hoạch định những công việc quan trọng cần chuẩn bị như trang trí và dàn dựng, viết kịch bản chương trình, bố trí nhân lực cho từng khâu,… Bạn cũng cần xây dựng bảng phân công công việc cho từng nhân viên cụ thể để kiểm soát tiến độ công việc được cụ rõ ràng hơn.
Lên Danh Sách Khách Mời
Để chuẩn bị sự kiện một cách chu toàn nhất, bạn cần phải lên một bản danh sách khách mời. Việc lên danh sách khách mời giúp bạn thống kê được đối tượng tham dự sự kiện cụ thể, chính xác và không bỏ sót bất cứ ai. Hơn nữa có danh sách khách mời sẽ thuận tiện cho bạn trong việc chuẩn bị sự kiện và đón tiếp khách được chu đáo hơn.
Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức
Bạn nên dự trù kinh phí các khoản một cách rõ ràng. Nếu chỉ được tổ chức sự kiện trong một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra theo các khoản nhỏ tương ứng với các công việc cụ thể.
Trình Bày Dự Án Với Khách Hàng
Sau khi đã có bản kế hoạch cụ thể tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để khách hàng có đồng ý thực hiện hay có muốn sửa đổi gì không. Nếu khách hàng hoàn toàn đồng ý với kế hoạch của bạn thì quá đơn giản rồi, hãy bắt tay chuẩn bị sự kiện ngay.
